آموزش اکسل ویژه حسابداری

همونطور که قبلا گفته شد، اکسل در اکثر مشاغل کاربردهای خاص خودشو داره. اکسل در برخی از مشاغل کاربرد خیلی وسیعی داره. یکی از این مشاغل حسابداری و فعالیت های حوزه مالی است. آشنایی با اکسل در حسابداری به یک امتیاز تبدیل شده و در مصاحبه های استخدامی تسلط به اکسل به عنوان یک توانایی برای حسابداران مطرح می شود.

در بسیاری از موارد، نیاز به گزارشاتی داریم که توسط نرم افزار های حسابداری و مالی تولید نمی شه یا گزارشاتی که تولید میشه نیاز به ویرایش هایی داره. بسیاری از برنامه های حسابداری که اکنون در شرکت ها مورد استفاده قرار میگیره، امکان تولید خروجی گزارشات و داده ها رو به صورت فایل اکسل دارن. نرم افزار اکسل امکانات بسیاری در ساخت گزارشات و تحلیل اطلاعات در اختیار ما قرار می ده که خیلی بر سرعت و دقت کارمون اثرگذاره. همچنین انعطاف پذیری اکسل در حسابداری باعث شده که بر اهمیت اکسل در این حوزه افزوده بشه. معتقدیم اگر فرد به مباحث مربوط به حسابداری آشنایی کامل و مهارت کامل داشته باشه و از طرفی به اکسل مسلط باشه براحتی مسائل مربوط به این حوزه رو حل میکنه. پس لزوما اکسل در حسابداری، اکسل ویژه ای نیست، بلکه استفاده از همون ابزارها، فرمول ها و امکانات اکسل برای حل مفاهیم مربوط به حسابداری و مالی است.

در ادامه برخی مسائل که در حسابداری بیشتر مورد استفاده قرار میگیره رو ارائه میکنیم (توضیحات کامل مربوط به هر قسمت رو از لینک مربوطه مطالعه کنید).

به دلیل تنوع مسائلی که در پروژه ها وجود دارد، یک مشاور باید بتواند هر کاری، از مدلسازی مالی تا تحلیل داده‏های پیچیده که نیازمند تحلیل میزان همبستگی داده‏ ها دارد و یا ایجاد گزارش‏هایی از طریق Pivot Table برای یکپارچه کردن بسته های اطلاعاتی و … را انجام دهد. دانش اکسل، بخصوص اکسل حرفه ای و توانایی استفاده حرفه ای از این نرم افزار می تواند در این زمینه بسیار کمک کننده باشد.

دانش اکسل ، بخصوص اکسل حرفه ای و توانایی استفاده حرفه ای از این نرم افزار می تواند در این زمینه بسیار کمک کننده باشد.

حسابداری و اکسل حرفه ای

کار حسابداری بسیار فراتر از محاسبه مالیات است. اکثر افراد وقتی کلمه حسابدار را می شنوند، مالیات را به ذهن می آورند. در حالیکه بیشتر افراد به حسابداری به عنوان یک مسیر شغلی جذاب نگاه نمیکنند، این شغل ستون فقرات اکثر کسب کارهاست و به تبع آن، همیشه برای حسابداران شغل وجود دارد.

کارهایی که در گستره وظایف یک حسابدار قرار میگیرد بسیار گسترده است. حسابداران تازه کار، عموما درگیر ثبت و بررسی تراکنش ها هستند. اما حسابداران با سابقه بالا، با تحلیل هزینه ها و تهیه صورت های مالی مواجه هستند.

باور کنید یا نه، شغل های جالب و جذابی برای حسابداری وجود دارد. در پایان روز، هر کاری که یک حسابدار انجام داده است در خصوص ریال و عدد و رقم است و بهترین راه برای محاسبات، سازماندهی و مدیریت این داده ها در یک صفحه گسترده مانند اکسل است.

بازاریابی و اکسل حرفه ای

بواسطه اینترنت، بازاریابان نقش پر رنگ تری یافته اند. بازاریابی در ده سال گذشته دستخوش تغییرات دیجیتالی گسترده شده است. در شغل بازاریابی، نتیجه با توجه به وسعت نیازها تغییر پیدا کرده است. برخی بسیار خلاق هستند در حالیکه برخی بسیار تحلیل گر هستند. صرفنظر از سمت و نقش افراد، بازاریابی همچنان شغل جذاب و هیجان انگیزی به شمار می رود. شغلی که اکسلکاربرد زیادی در آن دارد. اکسل برای تحلیل نتایج بررسی های بازار و فرصت‏های ناشناخته ابزار بسیار قدرتمندی به شمار می‏رود.

در محاسبات تعیین ارزش مشتریان و سهامداران داخلی، ارائه بصری سود، نمودارها و توابع اکسل و ابزارهای گزارشگیری یک ابزار ایده آل برای بازاریابان جهت تعامل با نیروهای داخلی، سهامداران و مشتریان به شمار می رود.

تحلیل هوش تجاری و اکسل حرفه ای

یک تحلیل گر هوش تجاری از داده های سازمان دهی نشده، داده هایی معنی دار برای کمک به اخذ تصمیمات مهم می سازد. یک تحلیل گر هوش تجاری وظیفه دارد که به مدیران در اخذ تصمیمات آگاهانه جهت بهبود جایگاه رقابتی شرکت کمک کند.

یک تحلیل گر هوش تجاری تلاش می کند که همه داده های گذشته و حال شرکت را بررسی کند تا بتواند جریان ها، نقاط ضعف و قوت را تشخیص دهد. این موضوع، یعنی تحلیل هوش تجاری و تبدیل آن به تصمیمات اجرایی، یکی از مهم ترین نقش های کسب و کار امروزه است.

نرم افزار اکسل مخصوصا ورژن ۲۰۱۳ به بالا (به علت وجود ابزار Power Pivot) ابزارهای قابل توجهی در رابطه با هوش تجاری ارائه داده است. در گذشته این ابزار در قالب Add-Ins ارائه میشد، اما اکنون با اکسل یکپارچه شده و بدون نیاز به نصب در اختیار کاربران قرار داده شده است. Power Pivot کاربرد بسیار وسیعی در هوش تجاری، علم تحلیلی داده برای مشخص کردن روندها و جریان هاست.

این امکانات جدید، اکسل را به یک بستر نرم افزاری تبدیل کرده است که به تحلیل گران حرفه ای اجازه میدهد که حجم عظیمی از داده را بررسی و تحلیل کنند و روندهای پنهان را دریابند.

مدیریت و اکسل حرفه ای

مدیران بودجه و منابع را کنترل میکنند و از انجام پروژه به موقع اطمینان حاصل می کنند. اینکه اکسل برای مدیران کاربردهای فراوانی دارد، هیچ تعجبی ندارد. یک مدیر همواره در حال کنترل و برنامه ریزی کردن در خصوص جنبه های مختلف، از میزان موجودی و سرمایه انسانی گرفته تا منابع و بودجه هستند. پس کارهای زیادی را با اکسل می توانند انجام دهند.

اکسل یکی از عمومی ترین و در عین حال تخصصی ترین نرم افزارها به شمار می رود. این یعنی اینکه اکسل توانایی ساده ترین کارها تا تخصصی ترین کارها را دارد. از ثبت و ویرایش داده های روزانه و محاسبات ساده گرفته تا شبیه سازی فرآیندهای پیچیده گردش اطلاعات، سیستم های نگهداری و تعمیرات، کنترل موجودی، انبارداری و … در اکسل به بهترین نحو قابل انجام است. کمتر شغلی هست که حتی خیلی کم از اکسل استفاده نکرده باشد.

با تسلط به اکسل میشه ساده ترین تا پیچیده ترین کارها رو با سرعت و دقت عالی انجام داد. پس دانش آموزان، دانشجویان (رشته های مختلف)، مدیران اجرایی مالی و …، مهندسین صنایع، عمران، برق، مکانیک و …، حسابدارن، دفترداران، انبارداران، نده ها، مشاغل خدماتی و صدها عنوان مختلف، همگی میتوانند از کاربران اکسل باشند.

با استفاده از اکسل در حسابداری میتوان مهم ترین و پیچیده ترین کارها را انجام داد.

با وجود گسترش کامپیوتر در سال های اخیر و به وجود آمدن نرم افزارهای تخصصی برای امور مالی، نرم افزار اکسل (Excel) جزئی جدایی ناپذیر از حسابداری است و بسیاری از محاسبه های پیچیده ی مالی به آسانی با اکسل (Excel) انجام می شوند.

با توجه به کاربرد و کارآیی اکسل (Excel) در حسابداری، تمامی حسابداران باید کار با این نرم افزار را بلد باشند. امروزه دیگر حسابداری سنتی

معنایی ندارد و استفاده از کامپیوتر در حسابداری یک ضرورت انکار ناپذیر است. اکسل (Excel) محصول شرکت مایکروسافت یکی از نرم افزارهای پُر کاربرد در حسابداری نوین می باشد.

اگر هیچ شناختی نسبت به نرم افزار اکسل (Excel) ندارید، نگران نباشید.
مدرس دوره آموزشی حسابداری در اکسل به زبان ساده – حمیدرضا خداپرست – مولف و نویسنده کتاب پر «حسابداری در Excel» بوده و با بیش از ۱۰ سال سابقه اجرایی و تدریس حسابداری؛ شما را با نرم افزار اکسل (Excel) و انجام امور حسابداری با آن آشنا و آماده حضور در بازار کار می کند.

مهم ترین سرفصل های آموزش حسابداری در اکسل به زبان ساده عبارتند از:

• آموزش کاربردی اکسل به زبان ساده
• آشنایی با مهم ترین و پرکاربردترین تابع های عمومی همراه با مثال های متنوع
• آشنایی با تابع های مالی و آموزش نحوه ی تهیه ی صورت های مالی
• آشنایی با روش رسم انواع نمودارها و راه های مختلف چاپ اطلاعات
• شناخت پیغام های خطا و آشنایی با مفهوم آنها
• ترفندهای کلیدی اکسل و…

آموزش حسابداری در اکسل به زبان ساده تحت ورژن ۲۰۱۶ و شامل ۸ درس می باشد.

کلاس درس آموزش حسابداری در اکسل به زبان ساده به صورت غیر حضوری (آنلاین) در پورتال یو سی (شما می توانید) برگزار می شود و شما با شرکت در این دوره آموزشی، در درس های ۳ و ۵ به صورت تخصصی با کاربرد نرم افزار اکسل (Excel) در علم حسابداری آشنا می شوید. در درس های ۱، ۲، ۴، ۶، ۷ و ۸ نیز به آموزش مباحث عمومی اکسل (Excel) پرداخته می شود. در این درس ها کاری به حسابدار بودن یا نبودن تان نداریم و فقط کار با نرم افزار اکسل (Excel) را آموزش می دهیم. بنابراین اگر فکر می کنید که این دوره صرفاً برای حسابدارها طراحی شده است، سخت در اشتباهید!! این دوره برای همه ی علاقمندان به یادگیری اکسل (Excel) مفید و مناسب خواهد بود.

برای شروع آماده اید؟

با پارت دوم آموزش اکسل ویژه حسابداری در خدمت شما هستیم.همراه ما باشید

جدول پایه چیست؟
هر شرکت، موسسه، گاه و… بر حسب زمینه ی فعالیت خود، دارای یکسری اطلاعات پایه می باشد. به عنوان مثال در یک گاه، قیمت و مشخصات کالاها، اطلاعات پایه محسوب می شوند. اولین قدم در طراحی این است که با استفاده از جدول هایی که اصطلاحاً آنها را «جدول های پایه» می نامیم، این اطلاعات را خلاصه و دسته بندی کنیم. جدول های پایه، اولین قدم برای رسیدن به کاهش حجم عملیات هستند.

بطور کلی در جدول های پایه اطلاعاتی مثل ترامه ی سال قبل (در صورتی که اولین سال فعالیت نباشد)، لیست قیمت مواد، محصولات یا خدمات (که بستگی به زمینه ی فعالیت دارد) و… خلاصه می شوند.

به عنوان مثالی دیگر در یک رستوران با داشتن «لیست غذاها به همراه قیمت تمام شده و قیمت آنها» که بخشی از اطلاعات پایه رستوران محسوب می شوند می توانیم جدول پایه ساده زیر را طراحی کنیم:

نکته: هر چقدر اطلاعات جدول های پایه با حوصله تر و کامل تر جمع آوری شوند، از حجم فرمول نویسی در پروژه کاسته می شود.

با پارت سوم آموزش اکسل ویژه حسابداری در خدمت شما هستیم.همراه ما باشید

اجرای Excel
با فرض اینکه طرحی را آماده کرده اید، می توانید از مسیر زیر برنامه ی اکسل را اجرا نمایید:

Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Excel 2016

برنامه اکسل مانند تصویر ۱ باز می شود.

خب؛ روی Blank Workbook کلیک کنید.

به هر کدام از خانه های مستطیل شکل در تصویر ۲، «سلول» یا «Cell» گفته می شود که در آنها می توانیم از حروف، اعداد و یا علامت ها استفاده کنیم. همچنین می توان فرمول خاصی را برای هر سلول تعریف کرد. مثلاً می توانیم برای یک سلول فرمولی بنویسیم که مجموع مقادیر عددی موجود در دو سلول دیگر را محاسبه و نمایش بدهد.

در اکسل به مجموعه ی این سلول ها که یک صفحه را درست می کنند، «کاربرگ» یا «Sheet» گفته می شود.

نام سلول
هر یک از سلول های مستطیل شکل در اکسل، نام مخصوصی دارند که این نام از دو قسمت تشکیل شده است. اگر به کاربرگ دقت کنید متوجه می شوید که هر سلول از تقاطع یک ستون و یک سطر به وجود آمده است. هر ستون با یک حرف و هر سطر با یک عدد مشخص شده است. نام یک سلول از کنار هم قرار گرفتن نام ستون و نام سطری که از تقاطع شان ساخته شده است، حاصل می شود. برای مثال سلولی با نام A1 از تقاطع ستون A و سطر ۱ ساخته شده است.

بالای نام ستون ها، نواری وجود دارد که به آن «نوار فرمول» یا «Formula Bar» گفته می شود. به تصویر ۳ نگاه کنید.

این نوار از دو قسمت تشکیل شده است:

1. Name Box: سمت چپ نوار فرمول «کادر نام» نامیده می شود که در آن، نام سلول فعال قابل مشاهده است. در تصویر ۳ مشاهده می کنید که سلول A1 فعال بوده و نام آن در کادر نام نوشته شده است.
2. Formula Bar: سمت راست نوار فرمول «کادر فرمول نویسی» نامیده می شود. این کادر، محتوای یک سلول را اعم از متن، عدد، فرمول و… نشان می دهد.

با پارت چهارم آموزش اکسل ویژه حسابداری در خدمت شما هستیم.همراه ما باشید

جهت کاربرگ
همیشه زمانی که اکسل را باز می کنیم بطور پیش فرض کاربرگ از سمت چپ به راست تنظیم شده است. این را از کجا متوجه می شویم؟ از روی نام ستون ها. به تصویر ۲ یا ۳ نگاه کنید. در این تصاویر نامگذاری ستون ها از سمت چپ آغاز شده است، پس جهت کاربرگ از چپ به راست می باشد.

بهتر است برای انجام کارهایمان به زبان فارسی، از زبانه ی Page Layout گزینه ی Sheet Right-to-Left را انتخاب کنیم تا جهت کاربرگ از راست به چپ تنظیم شود.

نکته: برخلاف تصور عده ای از افراد، تعداد ستون ها و سطرهای هر کاربرگ در اکسل، بی نهایت نیستند. هر کاربرگ اکسل با ستون A شروع و با ستون XFD پایان می یابد. همچنین هر کاربرگ با سطر ۱ آغاز و با سطر ۱۰۴۸۵۷۶ به پایان می رسد.

نام کاربرگ
هر کاربرگ در اکسل یک نام مخصوص به خود دارد که بصورت پیش فرض ترکیبی از کلمه ی Sheet و یک عدد می باشد. به تصویر ۵ توجه نمایید.

ما می توانیم هر کاربرگ را بر اساس محتویات آن نامگذاری کنیم. مثلاً اگر در کاربرگ اول (Sheet1) لیست حقوق کارمندان را تهیه کرده ایم، می توانیم اسم کاربرگ را هم «لیست حقوق و دستمزد» بگذاریم.

خب؛ برای این تغییر نام ابتدا روی نام کاربرگ، راست کلیک کرده و گزینه ی Rename را انتخاب می کنیم. تصویر ۶ را ببینید. سپس نام جدید را تایپ کرده و کلید Enter را می فشاریم.

نکته: راه دیگر تغییر نام کاربرگ این است که ابتدا روی نام کاربرگ دو بار کلیک می کنیم تا انتخاب شود، و سپس نام جدید را تایپ و Enter می زنیم.

با پارت پنجم آموزش اکسل ویژه حسابداری در خدمت شما هستیم.همراه ما باشید

حرکت در کاربرگ
برای جابجایی در سلول های کاربرگ، ساده ترین راه استفاده از ماوس است.

امنیت کاربرگ
اطلاعات مالی هر سازمان بزرگ یا کوچکی از جمله اطلاعات محرمانه ی آن سازمان محسوب می شوند. به عنوان یک حسابدار یا مدیر مالی، بهتر است همیشه به منظور امنیت بیشتر، برای فایل هایتان در اکسل رمزی تعریف کنید.

برای رمزگذاری از منوی Save As استفاده می کنیم. خب، Save As کجاست و چه کاری انجام می دهد؟

از Save As برای ذخیره کردن اطلاعات استفاده می شود و برای دسترسی به آن، از نوار بالای صفحه ی اکسل روی File کلیک کنید

حالا روی Save As کلیک کنید. سمت راست منو سبز رنگ، تغییر می کند و از شما می خواهد که محل ذخیره فایل را انتخاب نمایید.

ما روی Browse کلیک می کنیم. حالا در پنجره جدید، برای رمزگذاری باید از گزینه ی Tools و سپس …General Options را انتخاب نمایید.

• رمز باز شدن فایل است. در صورت ندانستن این رمز، فایل مورد نظر باز نشده و نمایش داده نمی شود.
• Password to modify رمز تغییرات است. در صورت ندانستن این رمز، فایل نشان داده می شود ولی امکان هر گونه اصلاح، تغییر و کلاً دستکاری آن وجود ندارد. (فایل صرفاً بصورت خواندنی به نمایش در می آید.)

بعد از اینکه هر کدام از این رمزها را نوشتید و روی OK کلیک کردید، کادر Confirm Password برای تان باز می شود

در این کادر باید برای تایید، مجدداً رمز یا رمزهای نوشته شده در مرحله ی قبلی را تایپ نمایید.

نکته: در کادر General Options (تصویر ۱۰) با انتخاب Read-only recommended و بدون تعیین رمز تغییرات، فایل اکسل بصورت خواندنی باز می شود.

با پارت ششم آموزش اکسل ویژه حسابداری در خدمت شما هستیم.همراه ما باشید

تغییر اندازه سلول های کاربرگ
همانطور که قبلاً اشاره شد به هر یک از مستطیل های کاربرگ، سلول گفته می شود. در هر یک از این سلول ها می توانیم از حروف، اعداد و علائم مختلف استفاده نماییم. حالا اگر مانند تصویر ۱۲، در یک سلول – در اینجا A1 – متنی تایپ شود که از اندازه ی سلول بزرگ تر باشد، با کلیک روی سلول کناری – در اینجا B1 – و نوشتن متنی در آن و چاپ صفحه، قسمتی از نوشته ی سلول اول (A1) که از محدوده ی آن خارج شده است، نشان داده نمی شود.

برای حل این مشکل، روی سلول راست کلیک کرده و گزینه ی …Format Cells را انتخاب می نماییم.

در پنجره ای که باز می شود، به سراغ زبانه ی Alignment می رویم.

در قسمت Text control  سه گزینه می بینید:

• Wrap text: با انتخاب این گزینه، ارتفاع سلول آنقدر بزرگ می شود تا نوشته در آن جا شده و قابل رویت باشد.

Shrink to fit: با انتخاب این گزینه، ارتفاع و عرض سلول تغییری نمی کنند، بلکه اکسل اندازه ی نوشته را آنقدر کوچک می کند تا در سلول جا شود.

Merge Cells: این گزینه برای ادغام چند سلول است. در تصویر ۱۲، عبارت « پورتال یو سی (شما می توانید) » به اندازه ی ۳ سلول (از سلول A تا سلول C) جا گرفته است. خب؛ ما می توانیم این سه سلول را با هم ادغام کنیم.

سپس از Format Cells و زبانه ی Alignment گزینه ی Merge Cells را انتخاب می نماییم.

کته: تمامی مواردی که در مورد Alignment بیان شد از نوار (Ribbon) بالای اکسل در زبانه Home نیز در دسترس می باشند.